3.3. Para las quejas y/o devoluciones, por cantidades de producto entregados a granel, se debe tener en cuenta que hay una tolerancia definida por Polikem correspondiente al +/- 0.5% del valor consignado en los documentos para contenidos netos nominales mayor a 50 kg.

Cualquier diferencia en peso encontrada que cumpla con las anteriores condiciones deberá ser reportada de forma inmediata al contacto comercial, servicio al cliente y área de Logística de POLIKEM S.A.S en las direcciones electrónicas mencionadas en el numeral 1 de esta política, mandando imágenes en el momento de hacer el peso del dato de la báscula y adicional imagen de la tara.

4.     DESVIACIÓN EN LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

Se define como desviación toda aquella medición preestablecido (Ficha Técnica) que no cumpla con los parámetros de calidad acordados durante la negociación del producto. No se aceptarán quejas y/o devolución sobre parámetros que no estén establecidos en las correspondientes fichas técnicas.

El control de calidad por parte del cliente deberá ser realizado en un plazo no superior a 10 días hábiles después de la entrega del producto para temas

relacionados con manejo y manipulación del producto, en cuanto a la parte química debe hacerlo antes de su vencimiento. Al momento de detectar una

inconsistencia el cliente deberá notificar a los contactos en las direcciones electrónicas mencionadas en el numeral 2 de esta política, y suspender el uso

del producto en cuestión.

5.   MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL

Dado el riesgo compartido proveedor-cliente involucrado en la toma y empaque de muestras sin valor comercial, no se aceptarán quejas y /o devoluciones

provenientes de la manipulación y/o uso de dichas muestras. Cualquier desviación con el comportamiento esperado de la muestra deberá ser tratada directamente con el equipo técnico. Dicha desviación podrá ser comunicada en las direcciones electrónicas mencionadas en el numeral 2 de esta política.  

6. REQUISITOS PARA LA FORMULACIÓN DE QUEJAS Y O DEVOLUCIÓN:

Es importante resaltar que siempre es necesario que en la recepción del producto hacer la anotación escrita correspondiente a la novedad presentada en la

remisión y guía de la transportadora. Con el objetivo de realizar una adecuada investigación y dar pronta respuesta a una queja deben ser cumplidos los siguientes requisitos:

6.1 El cliente deberá comunicarse con su contacto comercial de forma escrita según formato anexo FGC 07 especificando claramente la siguiente información:

 -Producto

involucrado.

-Número de lote.

-Fecha de entrega.

-Cantidad.

-Descripción de la reclamación y/o no conformidad.

-Número de factura.

-Número Guía de la Transportadora Cuando aplique.

-Fecha de fabricación y/o vencimiento.

-Requisitos de identificación de producto.

-Registro fotográfico.[CG1] 

Es indispensable adjuntar la guía con la novedad escrita para poder procesar cualquier reclamación. Esto aplica a casos relacionados con productos averiados,

faltantes u otras causas atribuibles a la transportadora. Sin este requisito, no será posible dar trámite a la solicitud.

a.     El producto debe encontrarse en su empaque original, almacenado de acuerdo con las recomendaciones establecidas en la ficha técnica y hoja de seguridad y sin evidencia de una manipulación inadecuada. En caso de que estas condiciones no se garanticen no se procederá con la queja y/o devolución.

7.   TIEMPOS DE RESPUESTA:

 7.1. Problemas relacionados con la documentación de entrega, decretos relacionados en numeral 1 de esta política y/o precio:   Se dará respuesta en los siguientes 2 días hábiles a la recepción de la queja y/o devolución.

7.2. Problemas relacionados con las cantidades, presentación y estado del producto: Se dará respuesta en un tiempo no mayor de 15 días hábiles después de suministrada la información correspondiente a la queja y/o devolución.

7.3. Incumplimiento en especificaciones técnicas: En caso de ser requerida una visita técnica y/o análisis de laboratorio la respuesta se dará en un plazo mínimo 15 días hábiles después de recibida la documentación requerida y muestra física. De no ser necesario una visita técnica por parte de POLIKEM S.A.S se dará respuesta mínima de 12 días hábiles después de recibida la documentación y muestra física correspondiente.

7.4. Cuando una queja y/o devolución requiera ser trasladada al proveedor original por garantía de calidad del producto la respuesta será en mínimo 30 días hábiles después de justificar toda la documentación exigida por el fabricante.

8.   OBSERVACIONES GENERALES

En caso de requerir información adicional, POLIKEM S.A.S la solicitará directamente al cliente y este deberá suministrarla con el fin de identificar las causas reales de las inconsistencias.

Si se incumple alguna de los requisitos establecidos en esta política, POLIKEM S.A.S se reservará el derecho de aceptar la queja y/o devolución.

Si después de los tiempos establecidos no se ha recibido notificación de queja y/o devolución por parte del cliente, POLIKEM S.A.S da por hecho la aceptación del producto.

 9.   VENCIMIENTO DE LOS PRODUCTOS.

Polikem hace entrega de productos que tengan en el momento del despacho mínimo dos meses previos a su vencimiento, si estos tienen una fecha inferior deben ser aprobados por el cliente, a no ser que exista un requisito con el cliente diferente a esto. Por tal motivo no se aceptan quejas y/o devolución de

productos vencidos por mala rotación del cliente.

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SUMINISTRO.

En Polikem SAS estamos comprometidos a mejorar continuamente el nivel de calidad de nuestros procesos de suministro y distribución con el fin de ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible. Por ello nos esforzamos en reducir la complejidad de nuestras operaciones y hacerlas más transparentes. Además, con plena conciencia de nuestra responsabilidad social, nos empeñamos continuamente en reducir el impacto ambiental.

En línea con esto nos gustaría presentarles nuestros términos y condiciones para sus pedidos, validos a partir de dicha cotización presentada para garantizar una completa y efectiva entrega los clientes, Polikem quiere destacar los aspectos más importantes del pedido de la siguiente manera.

CANTIDAD MÍNIMA DE PEDIDO POR PRODUCTO:

Para asegurar una logística rentable Polikem ha adoptado el concepto de cantidad mínima de pedido por producto de acuerdo a la unidad de empaque. Las unidades de empaque están establecidas en la cotización presentadas a usted por nuestro departamento comercial, de ser necesario se actualizará esta información.

TIEMPOS DE ENTREGA:

Nuestra gama de pedidos está compuesta por productos clasificados como

MAKE TO STOCK:

El pronóstico de ventas es de vital importancia, para ello se debe planificar con antelación. Los productos que se consideran tener en inventario lo definen el cliente. De acuerdo al cronograma presentado se deben agotar las unidades en el periodo acordado. En caso que se identifique que el stock es muy alto o por el

contrario muy bajo, se debe informar con anterioridad para que el área de producción realice la modificación de los mismos.[CG2] Para acceder a esta modalidad se debe de cumplir los requisitos anteriores.

FABRICACIÓN BAJO PEDIDO:

Polikem inicia un proceso de fabricación al recibir su orden de compra; este tardará aproximadamente 8 días su producción si en nuestra bodega tenemos en existencia materias primas, en caso de no tenerlas dependemos del cumplimiento de entrega por parte de nuestro proveedor. A esto deberá adicionarse el tiempo que tome el envío dependiendo la ubicación.

En caso de modificaciones al plazo de entrega notificado, el área comercial de Polikem se pondrá en contacto con usted.

Para las entregas urgentes solicitadas por los clientes, ofrecemos tiempos de entrega más cortas basadas en nuestras capacidades existentes. En las modificaciones a los plazos de entrega establecidas y en las solicitudes de envío urgente, se cargará un costo adicional por manejo y transporte. En caso de tal solicitud se le informará los recargos extras.

CANCELACIÓN DE PEDIDOS Y REPROGRAMACIÓN:

Polikem continuará esforzándose por fomentar la flexibilidad en nuestra sociedad comercial. Una vez se tenga orden de compra en firme

no se aceptan cancelaciones[CG3] , debido a:

• Compromiso operativo: Las órdenes confirmadas activan procesos de producción y logística que no pueden detenerse sin generar pérdidas.
• Personalización: Muchos productos están adaptados a necesidades específicas, lo que dificulta su redirección.
• Impacto en la cadena de suministro: Las cancelaciones afectan a proveedores y transportistas, alterando la planificación y sostenibilidad del negocio.
• Equidad y flexibilidad: Se permite reprogramar entregas sin costo adicional (salvo excepciones), brindando apoyo al cliente mientras se respeta el compromiso comercial. Esta política asegura eficiencia operativa, equidad y sostenibilidad en nuestras relaciones comerciales.

Si reprogramaciones en caso que necesite posponer una entrega, póngase en contacto con nuestro agente de servicio al cliente ([email protected]) quien se encargará de tal cuestión. Las solicitudes de reprogramación no están sujetas a ningún cargo, excepto por las que generen costos adicionales.

DIAS DE SERVICIO:

Los días de servicio en Polikem S.A.S son de lunes a viernes. No hay despachos los sábados, domingos y festivos por tanto los plazos de entregas son en días hábiles.

Tenga la seguridad que Polikem S.A.S hará lo posible por seguir siendo un proveedor de toda su confianza y preferencia para atender sus necesidades.